通過專為你設計的網站式系統，提升日常工作的效率
不同於需要另外安裝與更新的傳統應用程式，網站式系統可直接透過瀏覽器使用，並依照店家的實際工作流程進行客製化設計。將日常操作、資料管理與營運分析集中在同一個平台，讓不同角色能在熟悉的裝置上快速完成工作。
專案背景
騎士窩 745 Rental 曾委託我們開發客製化品牌官網，並在網站上線後取得良好的品牌與宣傳成效，因此再次與我們展開合作，希望進一步改善店內的營運與管理流程。
原有租車資料分散於 Google 表單、試算表與 LINE 等不同工具，隨著客製化官網帶來更多的流量與曝光，顧客與營運資料增加，查詢、整理與對帳的成本也持續提高。本次專案以店家的實際工作流程為基礎，打造一套網站式管理系統，將日常操作與營運資料集中於同一平台。
我們要解決的問題
⭐ 租車手續耗時且過於複雜
顧客需填寫較長的 Google 表單，完成後仍需由店員進行說明與合約簽署，單次流程通常約需 15～20 分鐘，回租顧客也必須再次填寫重複資訊，增加等待時間與店員作業負擔。
⭐ 通用管理平台難以貼合實際流程
市面上的通用管理系統為了同時滿足不同產業與使用情境，功能與操作流程往往無法完全符合店家的實際作業方式。不僅包含大量冗於功能，店家也需要配合既有系統流程。
⭐ 營運資料分散且難以即時掌握
顧客資料、租車紀錄、車況照片與營收資訊分散於不同工具，查詢與對帳需要跨平台整理比對；營運數據也必須經過人工彙整後才能統計，管理者難以隨時掌握店內營運狀況。
系統功能設計
依照店家的實際租車、維修與管理流程進行功能規劃，將日常作業整合為四個核心管理面向，讓不同使用角色都能在同一套系統中完成工作。
將原本分散的表單填寫、簽名、照片保存與租車紀錄集中至同一套流程。
櫃檯平板快速填單與電子簽名
顧客可直接透過店內平板填寫租車資料並完成電子簽名，同時上傳證件、合約與車況照片，將原本紙本與人工整理流程集中至系統完成。
租車紀錄集中建檔與快速查詢
將每次租車資料、合約、照片與相關紀錄保存於系統中，員工與管理者可依姓名、電話或車牌快速調閱歷史資料，減少跨平台查找與人工比對。
將報價、文件產生與寄送流程自動化，降低重複操作與人工處理時間。
客製估價單與即時單據產生
依店家實際報價流程設計估價表單，支援零件、工資、數量與折扣自動計算，完成後可即時產生客製化單據並匯出 PDF 或直接列印。
租車合約自動產生與寄送
顧客完成租車表單後， 系統立即依填寫內容產生客製化租車合約 PDF， 並自動寄送至顧客 Email，同時保留下載與列印功能。
依角色控管使用權限，並讓管理者即時掌握營運數據。
即時營運數據分析與圖表呈現
自動彙整營業額、車輛收益占比、熱門車款與客戶來源等資訊，透過圖表即時呈現，協助管理者快速掌握經營狀況並降低月末時的統計負擔。
依使用角色分級控管功能與資料
老闆、員工與訪客使用不同帳號登入，系統依角色限制可查看的頁面、資料與操作功能，讓不同使用者只接觸工作範圍內的資訊。
集中管理車況與照片保存規則，降低長期維護成本。
車輛損傷與即時車況記錄
依車輛與時間整理損傷位置、說明與照片完整保存管理系統中，店家可隨時調閱、自行更新維護，讓員工與管理者快速確認目前車況與歷史損傷紀錄，降低額外的溝通成本。
車況照片自動清理與例外保留
一般租車紀錄中的車況照片超過保存期限後由系統自動清理， 降低長期儲存空間占用； 若紀錄標註車輛損傷，相關照片則持續保留供後續確認。
⭐ 未來預計持續整合租車與維修預約系統，通過精美的版面設計與客製化功能、流程提升服務品質，讓店家的數位後台管理服務更加完整。
資訊安全防護
從帳號登入、權限分級到敏感資料存取與操作紀錄， 系統在不同層級建立安全控制，降低未授權存取與資料外洩風險。
- 帳號驗證與登入防護密碼以雜湊方式保存，並設有登入失敗次數限制與暫時鎖定機制， 降低帳號遭暴力猜測與未授權登入的風險。
- 角色分級與權限控管依管理者、員工與訪客設定不同的頁面、資料與操作權限， 並於伺服器與 API 層再次驗證使用者身分。
- 敏感操作稽核追蹤登入、資料存取、紀錄異動與匯出等敏感操作皆留下稽核紀錄， 保存操作者、角色與操作資訊，方便後續追蹤。
- 敏感匯出資料加密保護系統匯出的營運與客戶資料使用 AES-256-GCM 加密保存， 並限制由授權管理者透過後端驗證後解密下載。
導入成效
< 5 min
單次租車手續
20+
客製化功能開發
24 / 7
隨時查閱營運與租車資料
1 套
系統整合店務管理流程
租車手續效率
以前顧客需重新填寫較長的 Google 表單，再由店員進行資料確認、租賃說明與合約處理，完整流程通常需要約 15～20 分鐘。
現在顧客通過客製化數位表單提供的快速選項、電子簽名與自動化處理，單次租車手續可縮短至約 5 分鐘內完成，並減少填寫錯誤的發生。
系統與流程適配
以前不同營運需求分散使用 Google 表單、試算表、LINE與其他既有工具處理，只能依照各平台既有功能調整工作方式，部分流程仍需人工補足。
現在系統直接依照店家的租車、車況、單據、權限與管理流程設計，將實際需要的功能整合於同一平台。讓系統配合店家的工作方式，而不是讓店家配合系統。
營運資料掌握
以前顧客、租車、車況與營收資料分散於不同工具，查詢與對帳需要人工整理，營運數據通常必須到月底才能完成統計。
現在顧客、租車、車況與營運資料整合於同一套系統， 並自動彙整營業額、熱門車款、收益占比與客戶來源，管理者可隨時查詢紀錄並掌握即時營運狀況。